Une déclaration est constituée des informations et des activités combinées dans le but de créer un ensemble unique d’activités soumises à déclaration envoyé à l’AIEA. Les informations de la déclaration subséquente peuvent remplir la déclaration antérieure, sans toutefois la remplacer physiquement ni la modifier.

Les déclarations du Protocole additionnel peuvent être soumises à l’AIEA en copie papier sous format Microsoft Word ou PDF. Toutefois, il est expressément demandé aux États de fournir les déclarations par voie électronique via le logiciel Protocol Reporter de l’AIEA. Le logiciel Protocol Reporter a été développé par l’AIEA pour aider les États à collecter et à gérer les informations déclarées en vertu du Protocole additionnel. Le logiciel favorise la consolidation des soumissions, dans le but de produire un format complet et cohérent pour la soumission des déclarations.

Les déclarations peuvent être soumises à l’AIEA sous forme électronique sur CD ou disquette via valise diplomatique ou sous forme de pièce jointe cryptée dans un message électronique. Le processus et le moyen par lesquels un État soumet les déclarations sont sujets à accord entre l’État et l’AIEA.